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情報共有の失敗は、社員の働く意識に悪影響。チェックする際の3つのポイント

隣の人が何をやっているのか分からないことや、誰が休みを取っているのか知らないことはないでしょうか。この様な状況は、目に見える問題は発生していないとしても、実は働く方々の意識に大きな悪影響を与えています。
 
情報共有が失敗しているという状態は、会社や上司、チームへの信頼が低下しているということ。自分たちの情報共有は正しくできているか、チェックする際のポイントをご紹介します。
 
 

1.特定の担当者しか分からない状況になっていませんか。

「○○のことは、△△にしか分かりません」ということはないでしょうか。特に中小企業では、業務を一人の担当者で抱えることが多いため、どうしても属人化しがちです。周囲から見れば頼りになる方でも、その担当者の方にとっては、孤独を抱えて会社への帰属意識が低くなっている可能性があります。日ごろから一人で情報を溜め込んでいないか確認しましょう。
 
 

2.マイナスな情報でも、すぐに伝達されていますか。

お客様からのクレーム情報や作業の遅延情報など、「何で、もっと早く伝えてくれなかったのか」と思ったことはないでしょうか。この様なことが起きる原因は、普段のコミュニケーション不足に起因しています。適切なコミュニケーションが行われていれば、周囲への信頼関係が構築されているため、すぐに相談することができますが、コミュニケーションがおろそかになっている場合は、叱責や追及されるのではないかと、疑心暗鬼になりがちです。良いことばかりの報告だけでなく、悪い情報もすぐに伝わってくるか、チェックしてみてください。
 
 

3.部下から上司に一方的な報告になっていませんか。

部下から上司への報告は月1度の報告会だけや毎日の日報を提出していてもフィードバックは無し。ということはないでしょうか。一方通行で形式的な報告を行っている状態は、マネジメントとは呼びません。この様な状況では、表面的な金額の達成状況や対応件数などの定量的な情報しか共有されず、本来必要となる部下の考えや悩みなど定性的な情報に対する報告が妨げられる可能性があります。その結果、上下関係の信頼関係が構築されず、組織が崩壊する危険性もあります。報告に対して適切なフィードバックが行われているか、振り返ってみてください。
 
先ほどの3つのチェックポイントについて、皆さんの会社ではいかがでしょうか?
情報共有が失敗している状態では、適切な人間関係やコミュニケーションが形成されていないため、社員のやる気も低下してしまいます。社員がやる気を持って、気持ちよく働くためにも、情報共有の大切さを改めて見直しをお願いします。
 
また、情報共有の方法について、アナログとデジタルで多くの選択肢がありますが、情報共有が捗るデジタル化ツールを2つほどご紹介します。
 
 

・Chatwork(チャットワーク)

ビジネス向けのチャットツールです。安心の国産サービスで、導入企業も20万社を超えています。チャット機能やビデオ通話、タスク管理など様々な機能を備えており、チームでの仕事を快適に行えるツールとして人気があります。コミュニケーションを、一つのチャットに集約することで、誰が何を行ったか過去の対応をすぐに振り返ることができたり、新しい担当者が加わった際にも状況を把握することが容易に行うことができます。
 
提供会社:Chatwork株式会社
製品HP:https://go.chatwork.com/ja/
 
 

・kintone(キントーン)

システム開発の知識がなくても、自社に最適なシステムを自分たちで作ることができるクラウドサービスです。業種・業務を問わず、様々なシステムを作ることができます。
情報の蓄積の場としてだけでなく、コミュニケーション情報を紐づけて管理することができるため、日常的に情報が集約、共有が捗る仕組みを構築することができます。
 
提供会社:サイボウズ株式会社
製品HP:https://kintone.cybozu.co.jp/
 
 
ご紹介したデジタル化ツールは、日常的な業務で利用することができ、無理なく情報の蓄積と共有、コミュニケーションを行うことができます。ぜひ、活用してみてください。
 
執筆者:ICT支援部 森井 康吏

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