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脱Excelの顧客管理・案件管理術！ クラウドを活用して業務を劇的に効率化する方法

こんにちは、「デジタルシフト経営フォーラム」というデジタルシフトを強力にサポートする勉強会の主宰のICT支援部　神徳です。

突然ですが、御社の顧客情報や、案件の進捗管理は何で行っていますか？
まさか「紙」ではありませんよね？

多くの会社様はExcelで管理されていると思いますが、Excelを使った顧客管理・案件管理には次のような問題があります。

1．Excelファイルがどんどん重くなる

Excelを案件管理（プロジェクト管理や営業の数字管理　等）に使われている場合、Excelファイルをメールで添付して共有し、そのExcelをダウンロードして更新し、またメールで添付して共有という使い方をされている方が多いと思います。
この使い方をすると
・どんどんファイルが重くなってきて、メールに添付するのに時間がかかる
・添付されたファイルをダウンロードに時間がかかる
・ダウンロードしたファイルを開くのに時間がかかる
というような状態になっていませんか？

2．どれが最新のファイルなのか分からない

上記のような使い方をする場合、Excelファイルを更新いたい人はダウンロードしたExcelを「名前を付けて保存」で、日付を更新して保存するというような使い方をされていると思いますが、これを忘れて「上書きしたファイル」を送ってしまったり、それに気づいて、「先ほどの添付ファイルはファイル名を更新し忘れました。再度送ります。」のようにまたメールを送る・・・のようなことをしていませんか。
このような状態なので、どれが最新のファイルなのかをメールのやり取りの履歴を見て確認するとなり、本来したい「案件の進捗状況を入力」までに無駄な時間を費やしていませんか。

3．同時編集ができない

上記を解決するために、自社サーバーにExcelファイルを入れて、サーバーのファイルを更新しに行くということをされている会社様も多いと思います。
この場合だと、誰かがそのファイルを開いていると、他の人がファイルを開けないから、閉じてくれるのを待って更新。となっている会社様が多いのではないでしょうか。

4．外出先からのアクセスがスムーズにできない

サーバーにファイルを入れている場合、そのファイルを社外から見たいときは、社外から見られるように業者さんに仕組みを作ってもらっていると思いますが、それを使ってみるのにまた時間がかかってスムーズに見るということができないのではないでしょうか？
サーバーにアクセスができたとしても誰かが開いていてみることができない・・・
「今」見たいのに・・・「今」編集したいのに・・・
こういうシーン増えてきていませんか。

5．スマートフォンで編集はできない

スマートフォンの普及がどんどん進み、仕事のメールをスマートフォンで見る、返信するということも増えてきたと思います。
スマートフォンを使えば、ちょっとした「隙間時間」でも仕事をすることができます。
添付ファイルがあるメールでも受け取ることができ、見ることはできますが、いくら大きい画面になってきたとはいえ、Excelのファイルは見づらいです。また、編集するのはマイクロソフト社のoffice365を導入する必要があります。
編集ができるようにしたとしても、入力したいセルに入力するには、スマホの画面を指で拡大し、マス目をうまくタッチして入力しなければならず、これはなかなか大変です。そんな苦労するならパソコンを開いたときに入力しよう。となりうまく「隙間時間」が使えません。

上記のようにExcelでの「顧客情報や案件なのどの進捗情報の共有」には限界があります。

これらを解決するためには、顧客管理システム（CRM）や案件管理システム（SFA）などのシステムの導入がおすすめです。最近のCRMやSFAはクラウドのシステムが主流なので、外出先からのアクセスも問題なくできますし、同時に情報を見ることはもちろん、編集も可能です。
また、スマートフォン対応をしているものが多いので、スマートフォンでの入力もでき、隙間時間活用もできます。

加えて、クラウドシステムは他システムとの「連携」もできるのも特徴です。
例えば、案件管理システムに「アポ日」を入れると、Googleカレンダーにも登録されるや、
HPの問合せフォームからの問合せ案件を「顧客管理」に自動で入力させる
お客様からお電話がかかってきたときに、顧客管理・案件管理に登録しているデータがパソコン画面に表示されるなど、ちょっとした「手間」を連携で自動化することができたり、顧客満足度を上げることにつなげられます。

とはいえ、クラウドのCRM・SFAを入れたいとは思っているのだけれど、自社にあうシステムがなかなか見つからない・・・
見つかっても高額。使いこなせればいいけど、使いこなせるか不安で、購入に踏み切れない
ということで悩んでらっしゃる企業様も多いのではないでしょうか？

そんな企業様のために船井総研が全社を挙げて始めたのが「デジタルシフト経営フォーラム」です

デジタルシフト経営フォーラムは、中小企業の生産性アップを目的に、「マーケティング」と「ワークスタイル（働き方）」をデジタルシフトするためのサポートを目的とした勉強会です。
勉強会では、下記のサービスが受けられます。

（１）外部のデジタルマスターへチャット相談
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デジタルシフト経営フォーラムについてのサービス説明動画はこちら

（執筆者：ICT支援部　シニアエキスパート　神徳あや）